E-Mail öffnenAnhang suchen und herunterladen
1.Prozessautomatisierung mit KI
Automatisieren Sie alles, was Sie Zeit, Nerven und Geld kostet.
Wir bauen Abläufe, die Routinearbeit selbst erledigen – vom Eingang bis zur sauberen Übergabe.
- Wenigermanuelle Eingaben
- Schnellervom Eingang zur Erledigung
- Sichererdurch Regeln und Freigaben
VORHER · MANUELL4 getrennte Systeme
Eine Rechnung. Viermal Arbeit.
Daten abtippenBetrag und Kostenstelle übertragen
2.Excel-Liste pflegenStatus und Zuständigkeit nachhalten
3.Noch einmal erfassenBeleg manuell anlegen
4.MANUELLER WORKAROUND12 Minuten pro RechnungPlus Rückfragen und Fehler
NACHHER · AUTOMATISIERTRECHNUNGSEINGANG
NEUE E-MAILRechnung · Nordwerk GmbHrechnung-0826.pdf · 2.480,00 €
Dokument erkanntRechnung und Absender geprüft
✓Daten ausgelesenBetrag, Datum und Kostenstelle
✓Freigabe gestartetRichtige Person in Teams informiert
✓Buchhaltung vorbereitetDatei und Daten sauber übergeben
✓OHNE MANUELLE ÜBERTRAGUNGErledigt in 8 Sekunden4 Arbeitsschritte automatisch
Der eigentliche Engpass
Wenn Menschen Systeme verbinden müssen, wird Routine teuer.
Ein einzelner Handgriff fällt kaum auf. Hundert Wiederholungen pro Woche schon.
KOSTENZÄHLWERK0€ / MONAT
60 Std. Routine × 45 €
BEISPIELRECHNUNGInformationen wandern händisch von E-Mail zu Excel, CRM oder Buchhaltung.
Verlust: ArbeitszeitOhne Erinnerung und klare Zuständigkeit hängt der nächste Schritt an einzelnen Personen.
Verlust: GeschwindigkeitEin Zahlendreher oder fehlendes Feld zieht sich durch mehrere Systeme und Auswertungen.
Verlust: QualitätVier Beispiele zur Inspiration
Was heute kopiert, geprüft oder nachgehalten wird, kann morgen von selbst laufen.
Das sind nur vier typische Startpunkte. Entscheidend ist der Ablauf, der in Ihrem Unternehmen immer wieder Zeit bindet.
VORSICHTIGER RICHTWERTSchon 1–2 Stunden weniger Routine pro Person und Woche ergeben:
5 Personenca. 20–40 Std. pro Monat10 Personenca. 40–80 Std. pro MonatBeispielrechnung mit vier Arbeitswochen. Das tatsächliche Potenzial hängt von Prozess und Vorgangsmenge ab.
BEREICHVertrieb
≈ 10 Std.gespart / MonatJede Anfrage wird sofort vorqualifiziert.
Formular→KI-Prüfung→CRM + Aufgabe
Bedarf und Priorität werden nach festen Regeln erkannt, fehlende Angaben abgefragt und der nächste Schritt vorbereitet.
VORTEILMehr Umsatz, weil keine Anfrage liegen bleibt.BEREICHBuchhaltung
≈ 11 Std.gespart / MonatRechnungen laufen ohne Abtippen durch.
E-Mail→Auslesen→Freigabe
Dokumente und Beträge werden erkannt, geprüft, sauber abgelegt und an die richtige Stelle übergeben.
VORTEILZeit und Geld sparen, weil Übertragungsfehler entfallen.BEREICHFreigaben
≈ 30 Std.gespart / MonatEntscheidungen bleiben nicht mehr liegen.
Antrag→Regel→Entscheidung
Zuständigkeiten, Grenzwerte, Erinnerungen und Dokumentation laufen in einem klaren Prozess zusammen.
VORTEILKürzere Laufzeiten und weniger Kosten durch Warten.BEREICHService
≈ 10 Std.gespart / MonatKunden erhalten automatisch den aktuellen Status.
Änderung→Prüfung→Nachricht
Bei Änderungen zu Auftrag, Termin oder Bearbeitungsstand wird sofort die passende Information versendet.
VORTEILHöhere Kundenzufriedenheit durch schnelle Antworten.Vorher / Nachher
Der Prozess bleibt Ihrer. Nur die Routine verschwindet.
Jeder Schritt braucht einen Anstoß.
- E-Mail öffnen und Inhalt prüfen
- Daten in andere Systeme übertragen
- Zuständige Person suchen
- Status manuell nachhalten
Der Ablauf startet und dokumentiert sich selbst.
- Auslöser wird sofort erkannt
- Daten werden geprüft und verteilt
- Aufgaben und Nachrichten entstehen automatisch
- Menschen entscheiden nur, wenn es nötig ist
Nicht Automation um jeden Preis
Wir automatisieren nur, was wirklich Arbeit abnimmt.
Bestehende Tools nutzen
Outlook, Microsoft 365, CRM, ERP oder Buchhaltung bleiben dort bestehen, wo sie funktionieren.
KI gezielt einsetzen
KI liest unstrukturierte Inhalte und erkennt Zusammenhänge. Klare Regeln bleiben klare Regeln.
Menschen entscheiden lassen
Freigaben und Sonderfälle landen genau bei der Person, die Verantwortung trägt.
Wirkung sichtbar machen
Laufzeiten, Fehler und eingesparte Schritte werden messbar statt nur gefühlt besser.
So starten wir
Erst den Engpass verstehen. Dann einen Ablauf bauen, der trägt.
Ablauf auswählen
Sie zeigen uns, wo heute kopiert, gesucht, geprüft oder erinnert wird.
Lösung sichtbar machen
Wir übersetzen Auslöser, Regeln, Systeme und Ausnahmen in einen verständlichen Ablauf.
Automation prüfen
Der Ablauf wird mit echten Beispielen getestet, bevor er den Alltag übernimmt.
Zeit zurückgewinnen
Die Automation läuft, wird überwacht und kann Schritt für Schritt erweitert werden.
Kostenfreier Automations-Check
Welcher Ablauf kostet Sie jede Woche unnötig Zeit?
Im Termin schauen wir gemeinsam auf einen konkreten Prozess und zeigen, welche Schritte sinnvoll automatisiert werden können.
- ✓ Keine technische Vorbereitung nötig
- ✓ Erste Einschätzung zu Aufwand und Nutzen
- ✓ Konkreter nächster Schritt statt allgemeiner Beratung
Gut zu wissen
Was vor der ersten Automation wichtig ist.
Sie müssen weder Schnittstellen kennen noch einen fertigen Prozessplan mitbringen.
01Welche Prozesse eignen sich besonders?
Vor allem wiederkehrende Abläufe mit klaren Auslösern: Daten übertragen, Dokumente prüfen, Status melden, Aufgaben anlegen oder Freigaben einholen.
02Müssen unsere Systeme ersetzt werden?
Meist nicht. Ziel ist gerade, bestehende Werkzeuge sinnvoll zu verbinden und manuelle Übergaben dazwischen zu entfernen.
03Wo kommt KI ins Spiel?
KI ist sinnvoll, wenn Inhalte wie E-Mails, PDFs oder Freitexte verstanden und eingeordnet werden müssen. Für feste Abläufe nutzen wir nachvollziehbare Regeln.
04Bleiben Freigaben beim Menschen?
Ja. Kritische Entscheidungen können bewusst bei Mitarbeitenden bleiben. Die Automation bereitet alles vor, erinnert und dokumentiert das Ergebnis.
05Kann man mit einem kleinen Prozess starten?
Das ist oft der beste Einstieg. Ein klar abgegrenzter Ablauf macht die Wirkung schnell sichtbar und schafft eine gute Basis für weitere Automationen.